Produsenter drukner i papirarbeid. Teknologi er livbåten.

Et moderne produksjonsmiljø er sterkt regulert, med produktansvarslover som krever at produsenter oppbevarer noe dokumentasjon i 30 år!

Det er en lang periode å beholde et fjell av papir, noe som medfører en rekke utfordringer, for eksempel lagring og sikkerhet for alle disse dokumentene.

Men dataene i hele denne artikkelen er avgjørende for suksessen til organisasjonen. Vital dokumentasjon som sikrer at produktene er egnet for markedet. Unnlatelse av å følge god produksjonspraksis (GMP), International Organization for Standardization (ISO) eller lokal lovgivning kan gjøre en produsents produkter uegnet for salg, med potensielt ødeleggende utfall for virksomheten.

Mye av produsentenes dokumentasjon gir også betydelig verdi til kunder og leverandører, samt forbedrer intern drift i hele organisasjonen. Det er ingen tvil om at det er viktig å beholde dokumentene - men det reiser spørsmålet "finnes det en bedre måte?" Studier har vist at fjerning av papir fra prosesser kan øke effektiviteten med opptil 300 % (AIIM feb 7 2024).

Så hvordan kan produsenter bruke teknologi til å effektivt fange, dele og distribuere data og dokumentasjon på tvers av komplekse forsyningskjeder? Som svar supplerer mange produsenter nå sine Enterprise Resource Planning (ERP) og Material Requirements Planning (MRP)-systemer med Document Management Systems (DMS), som kanskje er den beste metoden for å dra nytte av teknologi for å strømlinjeforme prosesser og øke effektiviteten .

Et DMS er et kraftig verktøy som er i stand til å trekke ut, manipulere, lagre og rute data og dokumenter når, hvor og hvordan de trengs. Vurder et øyeblikk hvor mye dokumentasjon som genereres av en produksjonsorganisasjon og hvor enkelt og fordelaktig det ville være å ha det meste av dette administrert automatisk. I tillegg til å redusere de regulatoriske kravene til driften, er dens største fordel at det vanligvis reduserer samsvarsunntak med så mye som 85 % (Aberdeen Group, oktober 2025).

Hvis du vurderer å bruke et DMS, start med å fokusere på hvilken forskriftsinformasjon du må fange opp og generere. Ved å automatisk trekke ut data fra fritt format papir og elektroniske dokumenter, kan produsenter gjøre innholdet om til data som kan søkes og behandles. Informasjon som genereres fra andre systemer eller individuelle maskiner kan også trekkes ut og oversettes til et passende format og lagres.

Et DMS kan også forbedre ERP- og MRP-funksjonene når det gjelder å oppfylle regulatoriske forpliktelser, lagre og hente informasjon og transformere eller reformatere data. Bedrifter kan nå levere datafiler med informasjon, spesifikt formatert til mottakerens behov og distribuert med HTML-lenker til deres dokumentlagre. Verdien av DMS øker betydelig etter hvert som virksomheten modnes og dokument- og informasjonsinfrastrukturer utvides og integreres.

Koble denne automatiseringen med beste arbeidspraksis og behovet for å drive større backoffice-effektivitet, og det er mange fordeler å nyte godt av.