Å velge og integrere riktig tollmegler – en nøkkelingrediens for globale handelsmenn

Eksporterer bedriften din til forskjellige land og sliter teamet ditt med å holde tritt med alle lokale tollforskrifter?

Handler du med land hvis tolllovgivning gjør det nesten umulig å klare seg uten lokale tollmeglere? Eller er volumet av varer du importerer eller eksporterer for lite til å rettferdiggjøre din egen tollavdeling? Da har du to alternativer for å håndtere utfordringen: du kan forhandle incoterms med handelspartnerne dine som forplikter dem til å håndtere fortolling på sin side. Eller du kan leie en tollmegler for å håndtere tollformaliteter for deg.

Det første alternativet er ikke alltid gjennomførbart, da kunder ofte insisterer på å motta varer som allerede har fortollet. Det andre alternativet, outsourcing til en tollmegler, betyr at du ikke trenger å ha spesifikk kunnskap om tollprosesser når du handler med en utenlandsk forretningspartner, og du sparer deg selv for mye administrativt arbeid. Men tollhåndtering kan aldri være et tema som er «ute av syne, ute av sinn».

Ikke minst fordi det ikke er tollmegleren, men selskapet som leverer deklarasjonen som er ansvarlig for at den er riktig. Og i mange land er det en forbrytelse å oppgi unøyaktige detaljer på tolldeklarasjoner. Så ingen som er ansvarlig for tolladministrasjonen har råd til å ikke bry seg om hvordan tollmegleren deres opererer.

Men hva er de viktigste aspektene for å velge en tollmegler? Det er en rekke spørsmål å vurdere:

For det første, har megleren kompetansen som er relevant for din bedrift og din bransje? Har de referanser fra bransjeforeninger eller utenlandske handelskamre? Bruker de eget, kvalifisert personale eller samarbeider de med et nettverk av underleverandører? Har de nødvendige kontakter med tollmyndighetene?

For det andre, hvordan vil du integrere tollmegleren i dine interne prosesser? Hvordan vil du overføre informasjonen og dokumentene som kreves for tolldeklarasjonen? Hvordan vil du motta svar, og hvordan vil tollmegleren gi deg data og dokumenter til journalføring?

Og for det tredje, hvordan planlegger du å vurdere tollmeglerens ytelse, hvor raske de er og om tolldeklarasjoner samsvarer med dokumentasjonen og instruksjonene dine? Hvor ofte vil du få klager fra tollkontoret eller straffes på grunn av feil deklarasjoner?

Det er også viktig å huske at fortolling ikke bare handler om å få varer raskt gjennom tollen, det handler også om å optimalisere tollavgifter for å gjøre virksomheten din mer konkurransedyktig i dine globale markeder. En annen faktor som avgjør om forholdet ditt til en tollmegler vil fungere, er hvor effektivt dine daglige interaksjoner er.

Mens de fleste virksomheter med interne tollteam har en direkte kobling til tollmyndighetenes IT-systemer, er dette svært sjelden tilfelle hos tollmeglere. Det er nesten alltid hull i den digitale informasjonsflyten når man kommuniserer med meglere. Avsender sender vanligvis en e-post til tollmegleren med instruksjoner for fortolling og nødvendige dokumenter vedlagt. Meglernes dataregistreringsfunksjonærer legger deretter inn disse dataene manuelt i sitt eget system for å generere tolldeklarasjonen. Dette er relativt arbeidskrevende og feilutsatt.

Å koble tollmeglere direkte til kundenes IT-systemer vil sikre en mye mer strømlinjeformet prosess. En automatisert synkronisering mellom kundenes instruksjoner og meglererklæringer vil gjøre det mulig å identifisere og analysere eventuelle avvik, og også sørge for å arkivere nøyaktige poster. Effektiv tollstyring i dag er virkelig avhengig av integrert IT mellom tollmeglerne og deres kunder. I tillegg til å akselerere tollprosessene, vil det i stor grad redusere importørers og eksportørers ansvarsrisiko for feil begått av deres tjenesteleverandører.