CDS er her – og denne gangen er det for ekte Kapoklog-frakt

CDS er her – og denne gangen er det for ekte Kapoklog Shipping

Martin Meacock, VP of Product Management hos Descartes, snakker om implikasjonene av CDS på slutten av CHIEF.

Med en global pandemi, kaos ved grensene, mangel på lastebilsjåfører og påfølgende kaos i forsyningskjeden, forsterket av politisk usikkerhet, inflasjon og en drivstoff- og energikrise – er det rimelig å si at britisk virksomhet har hatt noen utfordrende år. Og det er for ikke å snakke om Brexit.

Siden de forlot EU, har britiske handelsmenn tålt innføringen, forsinkelsen og den endelige forlatelsen av noen av reglene og forskriftene for import av varer til Storbritannia. De har tatt i bruk de nye, fulle kontrollene for eksport i den andre retningen og tilpasset seg nye prosesser som er fastsatt av Nord-Irland-protokollen. For å øke forstyrrelsen endres måten britiske tolldeklarasjoner skal innleveres på, og et nytt tolldeklarasjonssystem (CDS) vil ta over fra den gamle CHIEF.

Etter den beste delen av fire år har HMRC endelig satt datoer, og tidsfristene nærmer seg. I henhold til gjeldende tidsplan vil CHIEF trekkes tilbake i to trinn:

1. Etter 30. september 2022 vil du ikke kunne sende inn importdeklarasjoner på CHIEF.
2. Etter 31. mars 2023 vil du ikke kunne avgi eksportdeklarasjoner på CHIEF.

Mangel på beredskap

HMRC sendte nylig brev til 220,000 GB MVA-registrerte forhandlere, og selv om ikke alle av dem vil være importører og/eller eksportører, og mange vil bruke tjenestene til en megler eller speditør, er denne kommunikasjonen en indikasjon på mangelen på bevissthet – og manglende beredskap – for den forestående flyttingen. Anslagsvis 4200 selskaper leverte tolldeklarasjoner i 2017. Det tallet er bare økt etter Brexit, med en rekke nye aktører som kommer inn i mellomleddmarkedet fra konsulent- og IT-verdenen.

Mens noen forhandlere var tidlige brukere (og Descartes var det første selskapet som fikk sine kunder til det nye systemet helt tilbake i 2018), har et stort antall ennå ikke gjort byttet.

Frykt for det nye systemet så vel som skepsis til HMRC og handelsberedskap har vært forståelig – som også forventningen om ytterligere forsinkelser basert på presedens – men konsekvensene av passivitet er nå farlig nær å bli en realitet. Det ser ut til at det er nødvendig med kunngjøringen av to siste frister for å stimulere resten til handling – for å finne ut nøyaktig hva som kreves – og for mange har det kommet som et sjokk.

Fra de nyeste datakravene og prosessene, til omfanget av utfordringen knyttet til nye systemer og programvare; overgangen fra CHIEF til CDS er langt fra enkel. CDS er et dramatisk skifte bort fra de tidligere måtene å jobbe på i CHIEF, helt fra hvordan tolldeklarasjonen ser ut, til de nye dataene som trengs.

HMRC har forsøkt å innføre noen forenklinger. For eksempel har en generell dokumentkode for å erklære at ingen forbud eller restriksjoner gjelder "999L" blitt midlertidig innført under CDS for å øke hastigheten på ombordstigning. Og, som andre programvarehus, fortsetter Descartes å gjøre endringer for å lette prosessen; men ingenting kan erstatte tiden som er nødvendig for å lære et nytt system, og det er ingenting som en ekte brukeropplevelse for å drive forbedring.

"Bedrifter vil trenge betydelig hjelp for å gjøre endringen"

Opplæring og utdanning er viktig og tilgang til testsystemer for å sikre at organisasjoner forstår de nye prosessene og trinnene som kreves. De siste ukene har Descartes sett en eksponentiell økning i selskaper som engasjerer seg for å være klare for CDS, og viser en ny hunger etter utdanning og opplæring som vi forventer vil øke etter hvert som vi beveger oss stadig nærmere slutten av CHIEF.

Endringer er også nødvendige for å sikre at meglere er i stand til å handle effektivt på vegne av forhandlere, inkludert hvor forhandlere må sørge for at de har satt opp pliktutsettelseskontoer på riktig måte, slik at meglere digitalt kan bruke dem på deres vegne og sikre at de har satt inn nye avtalegiro. mandater på plass.

Meglere vil også være ute etter å få mer spesifikke instrukser fra importører, ikke bare når det gjelder eventuelle forbud eller restriksjoner, men også når det gjelder handelsforholdet mellom kjøper og selger, og om det må tas noen vurderinger rundt verdsettelsen av varene som importeres.

For die hard tollnerder er dette ikke noe nytt, men CDS har brakt dette tilbake i fokus med spesifikke deklarasjonselementer og risikoen for at en megler anses som solidarisk ansvarlig for eventuell tollgjeld, hvis de ikke klarer å bevise at de har mottatt spesifikke instruksjoner og handler under status som "direkte representant".

Med alt presset på ressurser for å nå maksimal effektivitet, er automatisering en nøkkeldel av CDS. Men med mindre selskaper allerede har satt på plass nivået av integrering eller masterdata som kreves, kan det være for sent å dra nytte av det.

Virkeligheten biter

Det er mye kildeinformasjon tilgjengelig. HMRC har gitt dokumenter, for eksempel veiledning om fullføring av erklæringer; mens systemleverandører som Descartes har laget online opplæringskurs, videoer og andre online guider samt ytterligere tekniske løsninger for å veilede brukere uten å ta avgjørelser for dem. Men de som har forlatt det til nå i håp om individuell oppmerksomhet, vil finne det vanskelig, og det kan være umulig å få den oppmerksomheten de foretrekker. Med bare noen få måneder igjen, er det nå mest sannsynlig at gruppeøkter fra programvareleverandører om hvordan du bruker programvaren eller eksterne opplæringsorganisasjoner som kan gi mer generisk CDS-veiledning vil hjelpe.

Og mens både programvareleverandørenes og HMRCs støtteteam har blitt styrket i påvente av bølgen av spørsmål og henvendelser, er det uunngåelig at det vil oppstå forsinkelser i å svare, og det er grunnen til at selvlæring og utdanning kommer til å være avgjørende.

Tidskritisk

Det har aldri vært viktigere for deklaranter å forstå kravene for å sende inn tolldeklarasjonene de trenger, og være oppmerksomme på endringer i kodene som brukes eller nødvendig informasjon.

Hvis du velger å bruke en megler i stedet for å sende inn dine egne erklæringer, er det fortsatt fem trinn som bør tas:

• Registrer deg for en Government Gateway-konto hvis du ikke allerede har en;
• Søk om et registrerings- og identifikasjonsnummer for økonomisk operatør hvis du ikke allerede har et;
• Registrer deg for tolldeklarasjonstjenesten via www.gov.uk/hmrc/cds-get-access . Dette vil tillate deg å innhente dine import-mva- og utsatt mva-oppgaver samt autorisere deklaranter til å bruke dine utsettelses-, kontant- eller sikkerhetskontoer;
• Velg hvilken betalingsmetode du vil bruke og sørg for at du har satt opp riktige direkte belastninger eller autorisasjoner;
• Sett opp en prosess for å sikre at megleren din har klare instruksjoner og informasjon om sendingen din. For eksempel – incoterms, bevissthet for alle verdier, plasseringsinformasjon og arten av transaksjonsinformasjon.

Handelsmenn som bruker meglere bør også være forberedt på at typen bevis og data de mottar i dag vil endre seg – de gamle CHIEF-trykkene eksisterer bare ikke lenger, C88 er død og dataene er strukturert annerledes.

Konklusjon

Så selv om det er en ytterligere forsinkelse til CHIEF-avviklingen, eller kanskje du bare sender inn eksporterklæringer, er det fortsatt viktig å ta grep i dag og være klar for CDS; selv om du ikke planlegger å gå live umiddelbart, kan du både gå foran og dra nytte av alle dual-run-muligheter.

Over tid vil selvfølgelig CDS bli den nye normalen. Inntil da, la oss ikke lure oss selv at det blir en jevn tur, det er en humpete vei til fremgang.